Bid Tabulation / Teklif Kıyaslama Tablosu

Sedat Onat

15 Şub4 dakikada okunur

Güncelleme tarihi: 16 Şub

Bid Tabulation / Teklif Kıyaslama Tablosu Nedir?

Bid Tabulation / Teklif Kıyaslama Tablosu, birden fazla tedarikçiden gelen tekliflerin belirlenen Teknik ve Ticari kriterlere göre sistematik bir şekilde yan yana getirilerek analiz edilmesidir.

Ceteris Paribus’un yani tüm fiyat haricindeki tüm diğer değişkenlerin Teknik Değerlendirme (TBE - Technical Bid Evaluation) safhasında çözümlenip, sadece fiyat konusunun kıyaslandığı Ticari Değerlendirme (CBE - Commercial Bid Evaluation) aşamasında, katılımcıların verdikleri teklifler analiz edilir. Ticari Değerlendirme aşamasında kullanılan tablo Bid Tabulation / Teklif Kıyaslama Tablosu’dur ve bu özelliği ile Ticari Değerlendirme’nin kalbi konumundadır.

Teklif yığınlarını evraklarla boğuşarak değil, standart bir şablonla hızla analiz etmek, verimliliği artırırken hataları da en aza indirir.

Bid Tabulation Nasıl Hazırlanır?

Teknik değerlendirme belirli bir olgunluğa getirilir
Teknik değerlendirme sonucuna göre, gerekirse ilgili BOQ (Bill of Quantities / Metraj Cetveli) revizyonları yapılır.
Ticari teklif çağrısı yapılır
- Eğer ERP kullanılıyorsa, sistem üzerinden teklifler toplanır ve otomatik analiz yapılır.
- Eğer manuel süreç tercih ediliyorsa, teklifler Excel tablosu üzerinde düzenlenir ve manuel kıyaslama yapılır.
Teklifler toplanır ve Ticari Değerlendirme (CBE - Commercial Bid Evaluation) safhasına geçilir

Bid Tabulation / Teklif Kıyaslama Tablosu, Elektronik Satınalma (RFQ) kullanılmadığı durumlarda aşağıdaki gibi manuel olarak doldurulur. Dosyayı indirerek inceleyebilir ve kullanabilirsiniz.

Excel Şablon Nasıl Kullanılır?

1. Format 15 firma için hazırlanmış fakat ekrana sığması için 5 firma sonrasındaki kolonlar gruplanarak saklanmıştır.

Bid Tabulation / Teklif Kıyaslama Tablosu - 5 Firma Limiti

2. Güncel döviz kurları girilir.

Bid Tabulation / Teklif Kıyaslama Tablosu - Döviz Kurları

3. Katılımcılara ait bilgiler detaylı olarak girilir. Bu sayede formu oluşturan haricinde bir kişi irtibat ve teklif bilgilerine hızlıca ulaşabilir.

Bid Tabulation / Teklif Kıyaslama Tablosu - Tedarikçi ve Teklif Bilgileri

4. Teklif verilen kalemler olabildiğince detaylı girilir. Buradaki kritik nokta, “Takip edilebilecek detayda” veri girişi yapılmasıdır. Aksi halde avantaj dezavantaja dönüşebilir.

Bid Tabulation / Teklif Kıyaslama Tablosu - Teklif Kalemleri

5. Tüm birim fiyatlar KDV hariç olarak girilir. KDV oranları kalem bazında ayrı ayrı girilebilir.

Bid Tabulation / Teklif Kıyaslama Tablosu - KDV Oranları

6. Alt kısımdaki formüllü alanlardan firmanın en iyi ile arasındaki fark ve fiyat sıralamasındaki yeri (Price Rank & % Difference from best) görülebilir. Bu sayede ilk bakışta (At-a-Glance) durum analşılır.

Bid Tabulation / Teklif Kıyaslama Tablosu - Teklif Karşılaştırması

7. Tedarikçi seçimi ile alakalı bilgiler girilir. Bu alana her bir firma için seçimin neden yapılıp neden yapılmadığı detaylıca girilmelidir. Böylelikle sonradan unutulmuş kritik bir bilgi sebebi ile karışıklık çıkmamış olur.

Bid Tabulation / Teklif Kıyaslama Tablosu - Seçim Kriterleri

8. Hazırlanan form tüm paydaşlara mutlaka imzalatılmalıdır. Elektronik posta veya çeşitli mesajlaşma programları üzerinden alınacak onayların hiçbiri ıslak imzanın yerini tutmayacaktır.

Bid Tabulation / Teklif Kıyaslama Tablosu - Onay

Farklı lokasyonlarda bulunulması halinde dosya PDF formatına çevrilerek, Adobe E-Sign kullanılabilir.

Bid Tabulation / Teklif Kıyaslama Tablosu - Elektronik İmza

Manuel Bid Tabulation Süreçlerinde Dikkat Edilmesi Gerekenler

Tekliflerin girildiği döviz kuru: Teklif kurunun tüm tedarikçiler ile aynı olması. Farklı döviz kurlarının bulunması durumunda ise kur bilgilerinin aynı kaynaktan alınması.
Tekliflerin değerlendirildiği döviz kuru: Tekliflerin değerlendirildiği döviz kurunun aynı olması gerekiyor ki, Ceteris Paribus yani diğer tüm değişkenler sabit olsun.
KDV: KDV oranları ürün grubu bazında farklı olabileceği için buna dikkat edilmeli. Özellikle dikkat edilmesi gereken bir diğer nokta ise kalemler arasında farklı KDV oranları olabileceği.
Ek Maliyetler: Ek maliyetler en gizli ve en tehlikeli maliyet kalemleri arasındadır. Bu maliyetlerin dikkatlice sınıflandırılması ve detaylı bilgi toplanması, değerlendirmenin selahiyeti açısından kritik öneme sahiptir. Bu konu ile alakalı TCO - Total Cost of Ownership / Toplam Sahip Olma Maliyeti makalemizi okumanızı tavsiye ederiz.

Bid Tabulation Nasıl Değerlendirilir?

Konu Ticari Değerlendirme ile örtüştüğünden dolayı tekrara düşmemek adına bu yazıda sadece Bid Tabulation hazırlık süreçlerine değinilmiştir.

Tablonun oluşturulması sonrası süreç Ticari Değerlendirme (CBE - Commercial Bid Evaluation) ile örtüştüğünden dolayı, ilgili makalemizi okumanızı rica ederiz.