RFS – Request for Solution / Çözüm Talebi

Sedat Onat

9 Şub4 dakikada okunur

Güncelleme tarihi: 16 Şub

"Maliyetleri düşürmek için kaliteden ödün vermeyin; en pahalı hatalar ucuz çözümlerden doğar." — Philip Crosby

RFS – Request for Solution / Çözüm Talebi Nedir?

RFS - Request for Solution / Çözüm Talebi, tedarik sürecinde firmaların belirli bir ihtiyacı karşılayacak en uygun çözümü sunmaları için tedarikçilere yönelttiği bir taleptir. Geleneksel satınalma süreçlerinde, RFP (Request for Proposal) gibi yöntemlerin öncesinde kullanılabilir (RFP’nin yerine kullanımı yetersiz kalacaktır). RFS, özellikle inovasyon ve stratejik çözümler edinme konusunda oldukça etkili bir araçtır.

RFS - Request for Solution / Çözüm Talebi süreci, belirli bir ihtiyaca yönelik en iyi çözümü sunabilecek firmaları belirlemek için kullanılır. Ancak, bazı durumlarda RFS’den önce bir RFI (Request for Information / Bilgi Talebi) süreci yürütülerek, araştırma yapılan konu hakkında daha detaylı bilgiler toplanabilir. RFI, firmaların mevcut çözümler ve teknolojiler hakkında daha fazla bilgi edinmesini sağlayarak RFS sürecini daha verimli hale getirebilir.

RFS - Request for Solution / Çözüm Talebi Nerelerde Kullanılır?

RFS çopunlukla aşağıdaki sektörlerde kullanılır:

Bilişim Teknolojileri (IT): Yazılım ve donanım çözümlerinin tedariğinde kullanılır. Firmalar, tedarikçilerden sadece belirli bir ürün değil, operasyonel verimliliği artıracak veya entegrasyonu kolaylaştıracak yenilikçi çözümler sunmalarını bekler.

o Örnek: Bir bankanın, müşteri deneyimini geliştirmek için bir RFS süreci başlatarak, yapay zeka destekli bir chatbot çözümü sunabilecek firmaları araması.

İnşaat ve Mühendislik: Büyük projelerde yenilikçi çözümler araştırılarak, maliyet optimizasyonu ve zaman tasarrufu hedeflenir.

o Örnek: Malzeme maliyetini düşürecek ve yapım süresini kısaltacak çözümler sunacak mühendislik firması aranması.

Sağlık Hizmetleri: Medikal ekipman ve hizmet tedariğinde kullanılır. RFS, hastaneler ve sağlık kuruluşları için standart cihaz alımından ziyade, hastane süreçlerini daha verimli hale getiren, hasta bakımını iyileştiren ve maliyetleri düşüren çözümler getirmeye odaklanır.
Üretim Sektörü: Üretim sistemleri için daha verimli çözümler araştırma süreçlerinde rol oynar. RFS sayesinde, fabrikalar yalnızca makine ve ekipman değil, üretim süreçlerini daha verimli hale getirecek dijitalleşme, otomasyon ve yapay zeka destekli yenilikçi çözümler edinebilir.

o Örnek 1: Üretim verimliliğini artırmak için robot destekli montaj hattı çözümleri aranması.

o Örnek 2: Stok seviyelerini optimize etmek için yapay zeka destekli envanter yönetim sistemleri araştırılması

RFS – Request for Solution ve RFP – Request For Proposal Farkı Nedir?

RFS, genellikle RFP (Request for Proposal) ile karıştırılır. Ancak ikisi farklı amaçlara hizmet eder:

RFS ve RFP arasındaki temel fark belirsizliktir:

RFP, tedarikçiden belirli bir çözüm önerisi ve plan isterken, RFS inovasyon ve stratejik düşünmeye odaklanır.
RFP, standart ve belirli gereksinimleri olan projeler için uygundur; RFS, belirsizliği yönetmek ve yaratıcı çözümler üretmek için idealdir.
RFS, tedarikçilere daha fazla özgürlük tanır ve katma değer yaratmalarına olanak sağlar.

RFS - Request for Solution / Çözüm Talebi Nasıl Uygulanır?

Başarılı bir RFS süreci için aşağıdaki adımlar takip edilmelidir:

İhtiyacın tanımlanması: Çözüm aranan konu netleştirilmelidir. Eğer ihtiyaç henüz netleşmemişse veya pazardaki mevcut çözümler hakkında yeterli bilgi yoksa, öncelikle bir RFI süreci yürütülebilir. Bu sayede farklı tedarikçilerin sunduğu alternatif çözümler hakkında ön bilgi edinilebilir.
Tedarikçi araştırması: Güvenilir ve yenilikçi tedarikçiler belirlenmelidir. (RFI aşamasında elde edilen bilgiler, RFS sürecinde hangi firmaların gerçekten yenilikçi ve uygun çözümler sunabileceğini belirlemeye yardımcı olur.)
Teklif dokümanı gönderimi öncesi NDA imzalatılması: Özellikle hassas bilgilerin bulunduğu süreçlerde katılımcılara doküman paylaşılmadan evvel NDA - Non-Disclosure Agreement / Gizlilik Sözleşmesi imzalatılmalıdır.
Teklif talebinin gönderilmesi: Belirlenen tedarikçilere açık ve detaylı bir talep metni sunulmalıdır.
Gelen cevapların değerlendirilmesi: Toplam Sahip Olma Maliyeti, süre, teknoloji ve inovasyon kriterleri göz önünde bulundurulmalıdır.
Karar verme ve sözleşme süreci: En uygun teklif seçilip, sözleşme aşamasına geçilebilir.

Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar

İhtiyaç doğru belirlenmeli: Yanlış veya eksik tanımlanan ihtiyaçlar, yanlış çözümlere yol açar.
Fiyat ve kalite dengesi sağlanmalı: En düşük fiyat her zaman en iyi çözüm değildir.
Tedarikçilerle doğru iletişim kurulmalı: Sürecin verimli olması için net ve şeffaf olunmalıdır.
Detaylı not tutulması: Görüşmeler esnasında ortaya atılan her bir fikir detaylıca not tutulmalıdır.
Piyasa analizi yapılmalı: Alternatif çözümler göz önünde bulundurulmalıdır.