Sourcing Uzmanı: Satınalma Departmanının Stratejik Destekçisi

Sedat Onat

24 Oca4 dakikada okunur

Güncelleme tarihi: 8 Şub

Sourcing Uzmanı Nedir?

“Plans are useless, but planning is indispensable.” – Dwight D. Eisenhower.

Satınalma Departmanları süreçlerini idame ettirmek için yeterli genişlikte ve derinlikte tedarikçi ağına ihtiyaç duyarlar.

Yeterli tedarikçi altyapısının olmaması durumunda aşağıdaki sorunlarla kaşılaşılmakta:

Yetersiz rekabet sonucunda artan maliyetler
Doğru veya yakın tedarikçi bulunamadığı için uzayan teslimat süreleri
İstenen kalitede tedarikçi bulanamadığından artan kalite sorunları
Tedarikçiler ile yaşanan operasyonel sorunların artması
Yetersiz risk yönetimi

İşte bu noktada Sourcing Uzmanı devreye girmekte. Sourcing uzmanı, şirketlerin satınalma süreçlerinde doğrudan alım yapmaz ancak ihtiyaca uygun bir tedarikçi altyapısı oluşturulması noktasında kritik bir rol oynar.

Özellikle inşaat sektörü gibi faaliyet gösterilen coğrafi bölgelerin sürekli değiştiği senaryolarda, yeni ve doğru tedarikçi bulma süreçleri projenin başarısı için hayati önemdedir.

Sourcing Uzmanı'nın Başlıca Görevleri

Tedarikçi Rehberi oluşturma ve sürekli güncelleme,
Fuar ziyaretleri yaparak sektörel yenilikleri takip etme,
Tedarikçi ziyaretleri yapma ve detaylı raporlar hazırlama,
Kraljic Portföy Analizini firma özelinde hazırlama ve düzenli güncelleme,
Halihazırda devam eden alımlarda yetersiz tedarikçi sayısı bulunan ürün grupları için alternatif tedarikçi araştırma,
İleriki dönem alımı yapılacak yeni ürün grupları için tedarikçi araştırma,
Onaylı Tedarikçi Havuzu oluşturma,
Varolan tedarikçilerden, hizmet ve/veya kalite seviyesi yetersiz olanlar için tedarikçi geliştirme programları önerme,
Firmanın faaliyet gösterdiği sektörü ve ürettiği ürünleri detaylı bir şekilde analiz etme,
RFP, RFQ ve ihale süreçlerine dair derin bilgi sahibi olma ve bu süreçleri yönetme,
Lojistik zorlukları öngörme ve çözüm önerileri geliştirme,
Tedarikçi Portföyü Risk Analizi yapma.

Sourcing Uzmanlarının Sahip Olmaları Gereken Başıca Özellikler:

Firmanın faaliyet gösterdiği ürün grubuna veya sektöre hakim olmalıdır.
Tedarik Zinciri Süreçlerini uctan uca belirli bir seviyede anlamalıdır.
Risk yönetimi konusunda da yetkin olmalıdır.
Doğal afetler (yangın), siyasi dalgalanmalar (savaşlar) veya tedarikçi tarafından yaşanabilecek operasyonel aksaklıkları öngörerek tedarikçi portföyünü geniş bir coğrafi alana yaymalıdır.

Gri Alan: Satınalma Uzmanı vs Sourcing Uzmanı

Bu noktada kafalara şöyle bir soru gelecektir: Peki Satınalma Uzmanı tedarikçi aramayacak mı?

Pek tabii ki Satınalma Uzmanı da tedarikçi araştıracak ve geliştirecek. Lakin kendisinin ana görevi bu değildir. Satınalma Uzmanı’nın ana görevi, talep edilen ürüne odaklanıp onu Satınalma’nın 7 doğrusunu düşünerek tedarik etmektir.

Buradaki gri alanı doğru ayarlamak herkesin faydasına olacaktır. Sourcing uzmanları, geniş ve uzun vadeli tedarikçi portföyü oluşturma işini üstlenirken; satınalma uzmanları operasyonel satınalma süreçlerine odaklanır. Bu iş bölümü, her iki rolün de uzmanlaşmasını sağlayarak daha verimli sonuçlar verecektir.

Sourcing Uzmanı’nın Kullanabileceği Araçlar

TeklifZ gibi kurumsal alım yapan Tedarikçi’ler ve Alıcı’ları bir araya getiren platformları sürece dahil edebilir.
Fuar Organizasyonlarının internet sitelerindeki katılımcıların listesini alarak buradaki tedarikçilerden uygun olanlar ile irtibata geçebilir.
Yapay Zeka yardımı ile ilgili ürün grubunda, belirli bir coğrafi bölgede faaliyet gösteren firmaları araştırabilir.
Firmanın evvelden yaptığı alımlardan ve dahi diğer projelerin yaptığı alımlardan bilgiler toplayabilir.

Sourcing Uzmanının Karşılaştığı Zorluklar

“Quality is more important than quantity. One home run is much better than two doubles.” – Steve Jobs

İnternetin artık hayatımızın bir parçası olması ile, dünya genelinde tedarikçi bulmak çok daha kolay hale gelse de, bu durum çoğu zaman karmaşıklığı da beraberinde getirir. Özellikle süreki farklı coğrafi bölgelerde faaliyet gösterilen durumlarda (İnşaat projelerinde), bölgesel tedarikçilerin güvenilirliği ve kaynaklara erişim kapasitesi, projenin zamanında teslimi için kritik öneme sahiptir. Yeni bir tedarikçi bulurken, şirketin etik değerleri ve çevresel sürekliliğe olan bağlılığı sorgulanır.

Bu noktada Sourcing Uzmanının dikkat etmesi gereken ana noktaları aşağıdaki gibi listeleyebiliriz [1]:

Tedarikçi Seçiminde Denge: Sadece maliyet odaklı bir seçim yapmak yerine kalite, lojistik yeterlilik, sürdürülebilirlik ve güvenilirlik gibi kriterleri dikkate almalıdır.
Pazar ve Sektör Dinamiklerini Anlama: Çalışılan sektör ve pazarın yapısını iyi bilmek, uygun tedarikçileri seçme sürecinde stratejik bir avantaj sağlar.
Bölgesel ve Kültürel Dinamikler: Yeni bir bölgeye girildiğinde, yerel kültürel normları ve iş yapma tarzlarını göz önünde bulundurmalıdır. Bu, tedarikçi ilişkilerini güçlendirebilir.
Sürdürülebilirlik Kriterleri: Çevreye duyarlı üretim ve lojistik süreçleri olan tedarikçileri tercih ederek firmanın sürdürülebilirlik hedeflerine katkı sağlamalıdır.
Risk Yönetimi: Tedarik zinciri kesintilerinde acil durum planları hazırlamalı ve alternatif tedarikçi listeleri oluşturmalıdır.
Dijital Araçları Etkin Kullanım: Teklifz gibi dijital platformlardan yararlanarak süreçlerini daha verimli ve şeffaf hale getirmelidir. Dijital analiz ve raporlama araçları ile tedarikçi performansını takip etmek önemlidir.
Veri ve Bilgi Güvenliği: Özellikle dijital tedarik platformları kullanırken, veri güvenliği ve gizlilik konularına dikkat etmelidir.
Uzun Vadeli İlişkiler Kurma: Tedarikçilerle sadece kısa vadeli değil, güvene dayalı uzun vadeli iş ortaklıkları geliştirilmelidir.
Düzenli Performans Değerlendirmesi: Tedarikçilerin teslimat, kalite ve maliyet gibi performans kriterlerini düzenli olarak analiz ederek iyileştirme fırsatları yaratmalıdır.

Özetle...

Sourcing Uzmanı, modern satınalma dünyasının stratejik bir destekçisidir. Doğru becerilere sahip bir Sourcing Uzmanı, şirketlere maliyet avantajı sağlarken aynı zamanda stratejik (risklere hazırlıklı olmak) ve taktiksel (siparişleri zamanında kapatmak) hedeflere ulaşmak için kritik bir rol oynar.

Henüz gerekliliği tam olarak anlaşılamamış olan bu pozisyonun önemi, gelecekte daha iyi kavranacak ve organizasyonel yapılarda daha fazla yer bulacaktır.