TBE - Technical Bid Evaluation / Teknik Değerlendirme

Sedat Onat

29 Oca6 dakikada okunur

Güncelleme tarihi: 15 Şub

“İyi bir karar, iyi bir analizden doğar.” - Thomas H. Davenport

Teknik Değerlendirme (TBE - Technical Bid Evaluation) Nedir? [1]

Satınalma süreçlerinde doğru kararlar vermek, işletmelerin uzun vadeli başarısı ve verimliliği açısından kritik bir öneme sahiptir. Teknik Değerlendirme (Technical Bid Evaluation - TBE), bu kararların temeline yerleşen ve tedarikçilerin sunduğu teklifleri objektif kriterlerle değerlendirmeyi mümkün kılan sistematik bir yaklaşımdır.

Herhangi bir sektörde, özellikle teknik veya yüksek hassasiyet gerektiren projelerde, doğru ürün veya hizmetin seçimi; yalnızca fiyat değil, performans, kalite, uygunluk ve risk faktörlerinin bütüncül bir şekilde ele alınmasını gerektirir. Teknik Değerlendirme, tedarikçi seçim sürecine bu disiplinli yaklaşımı getirerek, operasyonel başarının temel taşlarından biri haline gelir.

Bu makalede, Teknik Değerlendirme'nin nasıl yapıldığını, sürecin dikkat edilmesi gereken yönlerini ve gerçek hayattan örneklerle nasıl faydalar sağladığını ele alacağız. Ayrıca, bu sürecin verimliliğini artırmak için kullanılabilecek araçlar ve yaygın yapılan hatalara da değineceğiz.

Takip eden aşama olan Ticari Değerlendirme’yi (Commercial Bid Evaluation), sonraki makalemizde işleyeceğiz.

Teknik Değerlendirme Nasıl Yapılır?

Teknik değerlendirmenin başarılı bir şekilde tamamlanması için şu safhalar takip edilmelidir:

Hazırlık ve kriter belirleme:
- Proje gereksinimleri detaylandırılır ve değerlendirme kriterleri oluşturulur.
- Teknik Değerlendirme için bir sorumlu(lar) belirlenir.
- Teknik değerlendirme için süre belirlenir.
- Kriterlere ağırlıklar atanır. Örneğin,

1. Teknik Uygunluk: 30 puan

2. Deneyim: 20 puan

3. Kalite: 20 puan

4. Fiyat: 30 puan

Teklif paketlerinin katılımcılar ile paylaşılması:

o Teklif alınması için tedarikçilerin sahip olmaları gereken bilgiler katılımcılar ile paylaşılır.

o Özellikle hassas bilgiler içeren dokümanlar paylaşılmadan evvel mutlaka NDA - Non-Disclosure Agreement / Gizlilik Sözleşmesi imzalatılması gerekmektedir. Bu noktanın atlanması tahmin edilemeyecek zararlar verebilir.

Bilgi toplama:
- Katılımcıların sağlayacağı bilgiler belirlenen süre içinde toplanır.
- Gerekli durumlarda numune, referans ve diğer dokümanlar (sertifika, vb.) temin edilir.
Ön eleme:
- Özellikle büyük alım paketlerinde, temel gereksinimleri karşılamayan tedarikçiler elenerek, odaklanma sağlanır.
- Örneğin, zorunlu sertifikalara sahip olmayan veya teslim süresine uyamayacağını bildiren tedarikçiler bu aşamada elenir.
- Bunun yanında, hukuki ve finansal açıdan gereksinimleri karşılamayan tedarikçiler de elenir.
Detaylı teknik analiz:
- Kalan tedarikçilerin teklifleri detaylı olarak incelenir (Ön eleme yapılmadığı takdirde buraya odaklanmak zor olacaktır).
- Ürünlerin teknik özellikleri, performans testleri ve uyumluluğu objektif bir gözle değerlendirilir.
Puanlama ve Karşılaştırma:
- Her bir teklif, belirlenen kriterlere göre puanlanır.
- Sonuçlar, ağırlıklarla birlikte bir tabloya aktarılır.
- Bir sonraki aşama olan Ticari Değerlendirme için Ceteris Paribus ilkesi ile fiyat hariç tüm diğer değişkenler sabitlenir.
Ticari Değerlendirme ve İhale Süreci:
- Teknik değerlendirme sonuçlanana kadar herhangi bir fiyat teklifi alınmaz.
- Teknik değerlendirme sonucunda uygun bulunan tedarikçilerden ticari teklifler toplanır. Bu konuya bir sonraki makalede değineceğiz.

Teknik Değerlendirme Yaparken Faydalanılabilecek Araçlar Nelerdir?

Günümüzde ERP’ler teklif toplama süreçlerinin elektronik olarak yürütülmesini sağlayacak modüllere sahiptir.

Tekliflerin tolanması, teknik ve ticari değerlendirmelerin yapılması süreçlerinin Excel veya Google Sheets gibi araçlar üzerinden yapılması,

Zaman kaybı,
Bilgi güvenliği
Geriye dönük veri toplama

gibi sebeplerle uzak durulması gereken bir yöntemdir. Bu süreçlerin ERP veya bilgi güvenliği anlamında kendini kanıtlamış 3rd Party araçlar ile yapılması uzun vadede büyük faydalar sağlayacaktır.

Teknik Değerlendirme Tablosu Hazırlarken Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?

Bu aşamanın detayları söz konusu sürecin,

Malzeme,
Hizmet,
Malzeme + Hizmet,

olmasına göre farklılık gösterecektir.

1. Doğru kriterlerin belirlenmesi

Bir Teknik Değerlendirme Tablosu’nun ana yapısını, değerlendirilecek tedarikçinin performansını doğru bir şekilde analiz edecek kriterler oluşturur. Bu değerlendirme kriterleri Nitel ve Nicel olarak ayırırsak:

Nitel Kriterler:

· Teknik Uygunluk: Ürün ya da hizmetin proje şartnamelerine uygunluğu

· Deneyim ve Yetkinlik: Tedarikçinin sektördeki geçmişi ve referans yeterliliği

· Kalite Yönetimi: Özellikle

· Teslimat Bilgileri: Paketleme özellikleri, teslim şekli ve teslim süresi

· Standartlar ve Sertifikalar: Malzemenin veya hizmetin belirlenen ulusal ya da uluslararası standartlara uygunluk kontrolü (örneğin, ISO 9001, CE sertifikası)

Nicel Kriterler:

· Performans Beklentileri: Ürünün veya hizmetin göstereceği performans. Örneğin, bir makinenin enerji verimliliği ya da çalışma süresi gibi unsurlar.

· Fiziki Unsurlar: Ürünün sahip olduğu ağırlık, hacim, ve diğer ölçülebilir özellikleri.

2. Objektif değerlendirme

Bir diğer dikkat edilmesi gereken unsur ise, yapılacak değerlendirmelerde subjektifliğin en aza indirilmesidir. Teknik Değerlendirme Tablosu, objektif ve üzerinde antat kalınabilecek şekilde düzenlenmelidir.

Bu amaçla değerlendirmeye alınan her bir kriter için bir ağırlık oranı ve hatta aşağıdaki gibi kategorilendirilebilir:

Teknik Uygunluk: 30 puan
Deneyim: 20 puan
Kalite: 20 puan
Fiyat: 30 puan

Teknik Değerlendirme Tablosu Hazırlarken Sıklıkla Yapılan Hatalar Nelerdir?

Kriterlerin belirsiz, ilgisiz, eksik veya yanlış tanımlanması,
Aşırı detaylı kriterler,
Uzun ve yoğun soru-cevap süreçleri ile tedarikçilerin yorulması ve motivasyonunu kaybetmesi,
Sorulan soruların belirli bir tedarikçiyi işaret edilmesinin olasılığı,
Yine bu sorulan sorulardan diğer tedarikçilerin, kendilerinin dışarıda bırakılacaklarını düşünmeleri,
Tüm kararlarda fiyat faktörünün baskın olması,
Toplam Sahip Olma Maliyeti’nin hesaba katılmaması,
Ceteris Paribus İlkesine riayet edilmemesi,
Tedarikçilerin çok az veya yetersiz bilgiyle değerlendirilmesi,
Teknik Değerlendirme için yeteri kadar zaman ayırılmaması,
Teknik Değerlendirmeye aşırı zaman ayırılması,
Sürecin Ticari Değerlendirme ile birlikte yürütülmesi ile teknik bağlanmadan kopulması.

Gerçek Hayattan Bazı Örnekler

Teknik Değerlendirme ne yazık ki tüm paydaşlar tarafından gereksiz ve zaman kaybı olarak görülmektedir. Bu başlıkta yazar Teknik Değerlendirme sürecinin detaylı yürütülmesi sayesinde gördüğü faydaları detaylandırmıştır.

Sandviç Panel Alımı

2019 Yılında yapılan Sanviç Panel alımı öncesi yaklaşık 4 hafta kadar teknik değrlendirme yapılmış ve bu bağlamda tedarikçi ziyaretleri yapılarak, üretim süreçleri yerinde görülmüştür. Bu sürenin sonunda toplanan ticari tekliflerde,

Üretim süreçlerinde sanviç panel arasındaki izolasyona rotasyon yapmayan üretici elenmiştir. (panelin rijitliği için gerekli bir işlem).
İlk %3’lük kısma 2 tedarikçi girmiştir.
En düşük ve en yüksek teklif arasındaki fark %8 oranında kalmıştır.

Prefabrik Bina Alımı

2020 Yılında yapılan Prefabrik Bina alımı için,

3 Ülkeden 29 üretici ve tedarikçiden teklif toplanmıştır.
Teklif toplama öncesi yapılan ön elemede 12 firma bırakılmıştır.
İlk %3’lük kısma 3 tedarikçi/üretici girmiştir.
İlk %10’luk kısma 6 tedarikçi/üretici girmiştir.
En düşük ve en yüksek teklif arasındaki fark %39 oranında kalmıştır. Bu aşamada tekrar bir eleme yapılmıştır.

Teknik Değerlendirme Sürecinin Faydaları

Risklerin Azaltılması: Sonradan yaşanabilecek teknik aksaklıkların evvelden farkına varılması sayesinde azalan risk.
Verimliliğin Artırılması: Doğru tedarikçi veya ürün seçimiyle uzun vadede iş süreçlerinde sağlanan verimlilik ve iç huzur :)
Maliyetlerin Kontrol Altına Alınması: Yalnızca fiyat değil, TCO - Total Cost of Ownership / Toplam Sahip Olma Maliyeti gibi uzun vadeli maliyet faktörlerinde göz önünde bulundurulabilmesi.
Şeffaflık ve İzlenebilirlik: Objektif kriterler ve puanlama sistemi, kararların şeffaf bir şekilde alınması sayesinde tüm paydaşlar ile fikir birliğine varılması.
Kalite Standartlarının Sağlanması: Kalite yönetimi ve sertifikasyon süreçlerinin detaylı analizi, yüksek kalite standartlarına uygun ürün veya hizmetlerin seçilmesi.

Teknik Değerlendirme Sürecinin Zararları

Doğru şekilde yönetilen bir Teknik Değerlendirme sürecinin tek olumsuz yanı, Satınalma Ekibi üzerinde oluşabilecek ticari teklif toplama baskısıdır.

Özetle...

Alım paketlerinin genişliğine ve derinliğine göre değişmekle birlikte, oldukça meşakkatli bir yolculuk olan Teknik Değerlendirme bir tablo değil, doğru alınacak kararın anahtarı olarak görülmelidir.

Bu konuya gereken önemi verirken karşılaşılacak dirençlere hazırlıklı olunmalı ve Satınalma’da Uyumluluk Hastalığı makalemizde de üzerinde durduğumuz karakterle, süreç dirayetle takip edilmelidir.